确定主题

确定年会的主题，主题应该与公司的文化、业务、发展目标等相符合，同时也要考虑到员工的兴趣和喜好，可以以“创新”、“、“团队”等为主题。

制定预算

根据主题和预期的规模，制定年会的预算，预算应包括场地租赁、节目安排、餐饮、交通、礼品等方面的费用。

选择场地

选择适合主题和规模的场地，可以考虑在徐汇区的酒店、会议中心或文化活动中心等地举办，要考虑到场地的设施设备、交通和停车等因素。

节目安排

根据主题和参与者的需求，安排年会的节目，可以包括公司领导致辞、员工才艺展示、游戏互动等环节，要确保节目的质量和时间安排合理。

餐饮安排

根据参与者的口味和需求，安排合适的餐饮，可以提供中西式自助餐、桌餐等多种选择，要确保餐饮的质量和卫生。

交通安排

为参与者提供方便的交通方式，可以提供班车接送或提供交通补贴，要考虑到停车的问题，为参与者提供足够的停车位。

礼品准备

准备合适的礼品，以表彰优秀的员工和感谢参与者的支持，礼品可以是公司定制的纪念品、实用品或与主题相关的礼品等。

活动宣传

在活动前进行宣传，让员工了解年会的主题、时间、地点等信息，可以通过公司内部通知、海报等方式进行宣传。

在活动当天，按照计划执行各项活动，确保活动的顺利进行，活动结束后，进行总结和反馈，收集员工的意见和建议，以便改进未来的年会策划。